Presentasjon: 3-nivå gigamap som veikart for Oslobygg

Gjennom forskningsarbeidet med problemstilling rundt nytt FDVU-system ble det laget et veikart for å manøvrere i kompleksiteten av problemstillingen. Dette veikartet utviklet seg til å bli et 3-nivå gigamap som visualiserer sakens kompleksitet. Den er et veikart for de som vil forstå essensen i problemstillingen i ulike skalaer på tvers av perspektiv og tilgjengelighet av tid. Problemstillingen inneholder mange ulike perspektiver og behov på tvers av divisjoner og prosesser. For å unngå en overforenkling eller en overveldende følelse av kaos rundt skalaen av omfang har jeg laget et veikart som kan leses på 3 sekunder, 30-300 sekunder eller 3000 sekunder. Her følger en presentasjon av dette kartet.

Et rekursivt kart - som med fordel skal endres over tid

Kartet er ikke et løsningsforslag på en teknisk problemstilling, men et rekursivt veikart for å diskutere spørsmål, antakelser og differensierte perspektiver rundt problemstillingene. Kartet utgjør en helheten av usikkerhet og kunnskap rundt sakens kjerne som vil endre seg over tid. Det setter fokus på hvordan vi kan handle sammen på tvers av ulike perspektivene og behov internt i organsiasjonen. Alt henger sammen og vil påvirke hverandre. Kartet forsøker å skape et visuelt underlag for å peke på og adressere denne usikkerheten ettersom endring i systemet vil ha uforutsette konsekvenser for ulike deler av organisasjonens operative kjerne-prosesser.

Et kart for mange brukere

Kartet er laget for å kunne snakke om problemstillingen på toppledelsenivå, mellomledelsesnivå og operativt nivå. Alle nivåene har forskjellige perspektiver og tidskvoter på detalj og densitet av informasjon som er nødvendig for å ta valg. For teknikere vil små detaljer som påvirker hverdagens operative prosesser være essensielt i valg av løsning. For en leder vil kulturell prosess endring og omfang av opplæring og aksept være essensielt. For en toppleder vil kostnad vs inntjening i forhold til overordnede strategier være første spørsmål. Behovene til leser av problemstillingen vil variere også fra divisjon til divisjon. Disse sprikende behovene kommer fort i konflikt med hverandre, eller overkjører hverandres behov. Kartet forsøker å bygge bro mellom disse behovene, ved å sette dem sammen i forskjellige nivåer av informasjonstetthet. Det forsøker å muliggjøre syntetisering av kompleksitet, heller en en overforenkling.

Forståelse av systemisk endring er like viktig som løsning

Valg om nytt FDVU-system vil ha konsekvenser langt utover løsningen av digitalt system i seg selv. Er man bevisst at denne kompleksitet eksisterer uten å la seg overvelde av den, kan man samtidig rigge seg for å håndtere sosiale, kulturelle og prosessuelle utfordringene som følger av dette. Å unngå disse delene av problemstillingen er å skyve disse til en ukjent aktør i fremtid. I tilfellet Oslobygg, vil alle forskyvninger av problemstillingene lande på Oslobygg selv i fremtid. Dette er fordi organisasjonen inneholder hele livsløpet av bygningens levetid. En forenkling av konsekvenser og manglende perspektiv på organisasjonen som helhet vil til syvende og sist, lande på egen organisasjon - i tillegg til Oslo by. Med denne kunnskapen, vil muligens valget om endring fremstå viktigere i hele sin kompleksitet, heller enn i sin overforenklede essens om løsning.

Kart som syntetiserer, heller enn å forenkle

Sett fra et system perspektiv er det viktig å finne en måte å koble de ulike behovene sammen, slik at man kan ta bevisste valg ettersom ting endrer seg. En avgjørelse basert på en syntetisering vil inneholde mer enn en forenkling av saken. Forenkling og syntetisering ser liknende ut, men førstnevnte innebærer å unngå kaos ved å kutte bort, mens sistnevnte forsøker å bevisstgjøre seg essensielle punkter av kondensert mening. dette er en kontinuerlig læringsprosess, heller enn en endelig avgjørelse.

Hvordan er kartet bygd opp?

Det essensielle med kartet er nivåene av inndeling:

Nivå 1 (3 sek): ord + relasjoner. En skarp syntese av sammenhenger/tema – et bevisst «kort budskap».

Nivå 2 (30–300 sek): ord + relasjoner + symboler/skisser. Et komprimert «lesbart bilde» med metaforer som representerer mer enn ord.

Nivå 3 (3000 sek): full detalj: setninger, spørsmål, nettverk av relasjoner, symboler og bilder. Et åpent kart over kompleksiteten som muliggjør nye koblinger og senere synteser.

Erfaringen fra Oslobygg var klar: folk har ulik tid og terskel for kompleksitet. Toppledere har minutter, mellomledere litt mer, fagfolk kanskje opp mot en time. Derfor tegnet jeg et 3-nivå gigamap som fungerer på 3 sekunder, 30-300 sekunder og 3000 sekunder.

Relasjonene mellom nivåene er selve læringen.Å hoppe mellom 1–2–3 utløser nysgjerrighet: Hva henger sammen – og hva gjør ikke det? Noen ganger må kartet endres; oftere må tankesettet justeres. Dette «zoom-arbeidet» gjør samtidighet og differens tydelig og muliggjør samtaler uten å forflate kompleksitet. Denne typen strukturering og samtidighet kan bidra til å opprettholde springende samtaler over tid og på tvers av perspektiver. I så måte forsøker jeg å bygge videre på arbeidet til Wettre i arbeidet med Jumping conversations (Wettre et al., 2022).

Hvordan bruke kartet?

Kartet kan med fordel itereres både i innhold, utforming og i rekkefølge av tid og skala. Et spørsmål fra SOD-klassen min var: Går man fra 3-30-3000 eller fra 3000-30-3? Med andre ord et spørsmål om hvor vidt det utgjør en forskjell om man begynner med 3 sekunder, 30 sekunder eller 3000 sekunder. I dette arbeid har jeg beveget meg fra 3000-30-3. Min hypotese er at det er enklere å lage et 3000 eller 300 sekunders kart enn et 3 sekunders kart – fordi det krever utvidet innsikt for å ha dømmekraft nok til å redusere kompleksitet til 3 sekunder, uten å bli overfladisk. Generering av 3 sekunder, hviler på en dybdeinnsikt, og en beslutningskraft, heller enn en forenkling. Over tid bør man oppleve innsikt og tillit nok til å produsere alle tre nivåer, uavhengig av hvor man starter.

3 sekunder

Fokuset ligger på en læringsprosess der man kontinuerlig beveger seg mellom å adressere 7 syntetiserte punkter i forhold til hverandre. De 7 ulike punktene på adresseres igjen og igjen ettersom prosjektet og perpektiver endrer seg. Hva har vi fokusert mye på? og hva har vi oversett i helheten ettersom innsikt endrer seg i hvert punkt.

30-300 sekunder

Fokuset ligger på å representere ledebilder av hva hvert punkt faktisk innebærer i praksis. Figurer som gjør at vi kan huske mer om hva vi mente var viktig, når og for hvem.

1. Læringsprosessen og faser av prosjektet over tid - hvor er vi nå og hvordan vi jobber vi herfra?

2. Problemforståelse som endres - hva er det vi egentlig forsøker å løse og hvordan har mål eller forutsetninger endret seg?

3. Kultur som er skult - hvilke prosesser av motstand og modning følger med ettersom vi avdekker nye utfordringer og. muligheter? Hvordan kan folk engasjere seg på en konstruktiv måte i en felles endringsprosess med både positive og negative realiteter?

4. Fremtid scenaioer og mulige veier å gå - hva er best tenkelig scenario? Og hva er alle mulig tenkelige scenarioer?

5. Løsninger og begrensninger- hva er mulige løsninger og hvilke løsninger på lages eller oppstå over tid i tråd med behov?

6. Virksomhet og hva vi faktisk gjør- hva er prosessene i dag og hvordan vil endring påvirke vår reelle hverdag?

3000 sekunder

Kartet kan leses helt ned i dybden, til spørsmål, antakelser og nøkkelpunkter som må besvares eller undres over. Overordnet tilfører vi her også en grensesetting (uthevet i stiplet linje i gult) og en modning (uthevet i akser i rødt) Grensesetting er for å alltid være dynamisk og bevisst i forhold til hva som tas med, og hva som velges å holdes utenfor. Modningsakser er for å si noe om hva vi har brukt mest tid på - og vise at det kan endre seg over tid ettersom behov og innsikt endrer seg.

I denne utgaven vises det at løsninger ikke var like mye fokus som de andre områdene - i masteropppgaven min. Dette kan leses ved at den stiplede gule linjen er nærmere sentrum enn de andre på aksen om modenhet:teknologi på markedet.

Innhold syntetisert fra workshopserien i Oslobygg

Kartet inneholder innsikt produsert i workshopserien i Oslobygg.

Denne innsikten er syntetisert til seks ZIP punkter.

Disse seks ZIP punktene er analysert og referert til innsikt fra worekshopen gjennom en ZIP-analyse.

For detaljer fra workshopene - se annen blogpost og illustrasjoner for nedlastning, samt rapporten i sin helhet.

Konkluderende innspill - et kart i kontinuerlig endring

Kartet som er generert er en syntese av innsikt fra mange aktører i Oslobygg. Det er på ingen måte et ferdig kart, og kan med fordel tas med i videre samtaler for å endres igjennom ny innsikt. Det er garantert mye mer innsikt som vil bli viktig å få med og fokusere på over tid mens prosjektet utvikles videre.

Jobb videre med innholdet i kartet ved å gå til nedlastning av illustrasjoner på nettsiden, print det ut og ta det med i samtalene du deltar i.