Fasilitering av workshops: Co-designing forståelse og behov for nytt system

Vi ønsket å undersøke relevansen av påstanden om at Oslobygg trenger et nytt FDVU-system. For å gjøre dette fasiliterte vi en serieworkshops med fokus på å forstå kompleksiteten og sammenhengene i problemstillinger ved å bygge bro mellom ulike behov i organisasjonen. Denne workshopserien ble designet spesifikt for åpne dialogen mellom ulike divisjoner og nivåer i organisasjonen - og få lagt alle behov og perspektiver på bordet, som like gyldige.

Gjennom workshopene beveget vi oss fra en forståelse for individuelle behov, via differensierte og overlappende behov på tvers av divisjoner, og til sist til behovet for Oslobygg i sin helhet. Vi beveget oss fra forståelse om hva som er dagens situasjon til hva som er en forbedret og ønsket fremtidig hverdag støttet av et nytt eller videreutviklet FDVU-system.

Her følger en presentasjon av hva vi gjorde og kunnskapen som ble lagt på bordet.

Fysiske workshops med tegning på papir og samtaler i og på tvers av divisjoner

Workshopstrukturen - systemisk modning av forståelse

Strukturen på workshopene bygger på forståelsen om at kompleksitet skal forstås og inkluderes, heller en reduseres bort. Ved å forstå perspektiver, kan man syntetisere hva foretrukket vei fremover er i konteksten, heller enn i en abstrakt eller overforenklet hypotetisk fremtid besluttet av noen andre enn en selv. I dette ligger det en struktur der man bygger bro mellom siloer (Wettre et al., 2019).

Strukturerting av workshops som systemisk intervensjon for å øke forståelsen av problemstilling rundt FDVU-systemet.

Workshopstruktur for gjennomføring

Gjennomføringen handlet ikke primært om å samle data, men om å fasilitere kollektiv læring på tvers av divisjoner. Hver workshop bygde videre på den forrige – fra individuell forståelse, til tverrdivisjonell innsikt, til felles visjon.

Strukturen var enkel, men intensjonen dyp.Vi utformet serien slik:

·       Workshop 1: tre separate sesjoner, én per divisjon (invitert 30 deltakere).

·       Workshop 2: en felles sesjon på tvers av tre divisjoner (inviterte 15–30 deltakere).

·       Workshop 3: en samlet sesjon for alle divisjonene (inviterte 20+ deltakere).

Ønsket var at flest mulig av deltakerne skulle være med i alle tre – slik at læringen kunne utvikles som en felles innsikt over tid.

Gruppen med individer startet som representanter for sin divisjon, og ble til ved enden av workshopene til representanter for helheten av Oslobygg sitt behov, gjennom læringsprosessen de gjennomgikk.

Workshop 1: Å tegne sin egen virkelighet

De første tre sesjonene ble gjennomført separat, én per divisjon, med mellom tre og ti deltakere i hver. Planen var å gigamappe behovene i hver divisjon: først slik systemet fungerte i dag, deretter hvordan de ønsket at det skulle være i en bedre fremtid. Metoden var kjent, men effekten ny – fordi vi tegnet mens vi snakket. To grupper tegnet hver sitt perspektiv, for så å dele med hverandre. Denne visuelle og kroppslige dialogen skapte umiddelbart engasjement og eierskap. Mange opplevde hvor mye de faktisk hadde å bidra med, mens andre uttrykte lettelse over å få synliggjort utfordringer de lenge hadde båret alene. Deltakerne oppdaget både egne utfordringer og muligheter, og ble nysgjerrige på hvordan de andre divisjonene ville tegne virkeligheten og fremtiden.

En sammenstilling av koblingen og ulike nivåer av innsikt fra workshop 1 - gigamapping av samtaler og forestillinger om problemstilling i nåtid og fremtid

Workshop 2: Å se helheten gjennom andres øyne

Den andre workshopen samlet tre divisjoner. Tjue deltakere møtte opp – alle med erfaring fra de første workshopen. Mellom workshop 1 og 2, hadde jeg og DOGA-partneren syntetisert gigamappene fra første runde til en serie prinsippskisser. Disse fungerte som visuelle oversettelser av tidligere komplekse samtaler, og gjorde det mulig å gjenkjenne mønstre uten å miste detaljene. Deltakerne fikk selv vurdere presisjonen i syntesen, og justerte eller supplerte der de mente den ikke strakk til. Gjennom samtalen identifiserte vi overlappende behov og kryssende interesser mellom divisjonene – overraskende mye viste seg å være felles. Dette la grunnlaget for en ny syntese: en felles liste med prioriterte behov for et fremtidig FDVU-system.

En sammenstilling av koblingen og ulike nivåer av innsikt fra workshop 2 - prinsippskisser av problemstilling i nåtid og fremtid – samt deltakernes tips til forprosjekt.

Workshop 3: Å tegne en felles fremtid

Den tredje og siste workshopen samlet alle divisjonene. Atten deltakere møtte opp, inkludert to nye stemmer fra andre deler av organisasjonen. På bordene lå gigamappene fra Workshop 1, prinsippskissene og behovslisten fra Workshop 2 som en visuell utstilling av reisen så langt. Oppgaven nå var å tegne et forbedret FDVU-system for hele Oslobygg – i et livsløpsperspektiv. Denne oppgaven som tidligere hadde virket uoverkommelig, ble nå håndgripelig. Kartene ble mer komplekse, men også klarere. De rommet både nåværende behov og fremtidige hensyn, og løftet blikket mot brukerne av byggene og kommende generasjoner i en utvidet skala.

En sammenstilling av koblingen og ulike nivåer av innsikt fra workshop 3 - gigamapping med dybde av behov og muligheter for FDVU-systemet i et livsløpsperspektiv

Gigamaps med innsikt fra workshopene

Her følger et gigamap med direkte kunnskap og innsikt fra deltakerene som eksperter på sin egen virkelighet med dagens digitale systemer. Dette kartet er et kart som inneholder mindre gigamaps lagt på bordet og diskutert av deltakerne. Om man zoomer inn i hver del av disse kartene, vil man finne alt fra detaljert ekspert kunnskap fra daglige prosesser til fremtidig design for forbedringer på system nivå. Ekspertisen av kunnskap, spørsmål og innsikt som ligger i organisasjonen er enorm, og tilgjengelig for den som søker å snakke med alle delene av organisasjonens representanter.

Gigamaps produsert i workshops rundt dagens situasjon og fremtidens mulighetsrom for forbedringer basert på den operative virkeligheten av organisasjonen.

Verdt å notere er at det er mye innsikt å finne i hvert av kartene.

Last ned og jobb videre med dybdeinnsikten i kartene.

Særlig de to gigamappene fra workshop 3 inneholder viktige punkter for Oslobygg å jobbe videre med.

Gigamapping fra gruppe 1 - med fokus på livsløpsperspektivet og faseovergangene til byggene og FDVU-systemet

Gigamapping fra gruppe 2 - med fokus på bygningens utvidede brukere og interesser på tvers av levetid og kontekst.

Syntetisert innsikt som spesifikke holdepunkter

Kartene fra workshopene er på mange måter for vanskelig tilgjengelig for utenforstående å forholde seg til. For deltakere i workshopen er de hjelpsomme som meningsbærere av en dialog og et felles referansepunkt. For andre utenforstående, så spør folk raskt om hva som er essensen - kort fortalt, hva lærte dere? Dette kan ikke gjenfortelles kort - men det kan presenteres gjennom syntese. Derfor har innsikten blitt syntetisert til prinsippskisser. Disse blir nærmere presentert i en annen blogbost - og er tilgjengelige for nedlastning på nettsiden.

En av de viktigste erkjennelsene fra workshopene: dersom et nytt system skal være verdt investeringen av endring, så må det løse overgangen mellom prosjekt og drift/vedlikehold på en mer presis og konkret måte.

Ripple-effect av workshopene

Effekten av systemiske intervensjoner er umulig å presentere som fakta. Likevel kan man peke på noen tendenser som muligens henger sammen med mondingsarbeidet som ble lagt ned.

1. Et tegn på modning er tempoendringen som oppsto. Før workshopene tok det nesten et år å enes om å gjennomføre et felles møte på tvers av divisjoner, for 30 deltakere. Etterpå tok det under én måned før Oslobygg besluttet å etablere et forprosjekt. Innen året var omme, var forprosjektet finansiert og bestilt. Det er ikke tempoet i seg selv som teller, men evnen til å handle bevisst – å gjøre, eller la være. Det er evnen til å handle med overbevisning.

2. Denne strukturen ble brukt videre i arbeidet med forprosjektet for nytt FDVU-system. Workshop prosessen fra 2024 fungerte som en pilot som ryddet vei i et uoversiktlig terreng. Forprosjektet kunne dermed bevege seg raskt og sikkert inn i 2025. Der motstanden en gang var størst, fantes nå eierskap og tillit. Det er slik modning ser ut: når det som først krever overbevisning, etter hvert føles selvsagt.

Kom gjerne med forslag og kommentarer til videre effekt som er oppdaget eller opplevd som følge av arbeidet med og i workshopene.